Implementación de Mejoras en la Administración de Instalaciones y Mantenimiento

En este artículo abordaremos el tema sobre Implementación de Mejoras en la Administración de Instalaciones y Mantenimiento que hoy en día las empresas están aplicando para asegurar la utilización óptima de sus activos; así como, administrar sus costos facilitando un desempeño excepcional en ganancias sostenidas para la compañía.

La implementación de Mejoras en la Administración de Instalaciones y Mantenimiento surge a partir que toda empresa u organización busca al final de todos sus procesos: rentabilidad, sostenibilidad y continuidad del negocio. Asimismo, busca minimizar fallas prematuras, también anticipar que estas fallas se den y poder atenderlas a tiempo.

Por lo tanto, lo principal de cualquier mejora en la administración de instalaciones y mantenimiento es iniciando mediante una Visión, una Política y una Estrategia, la cual nos va a permitir analizar, programar y planificar actividades que garanticen la producción y obtener resultados económicos al mínimo costo global. También permite la adecuada selección de nuevos equipos con mínimos costos en función de su ciclo de vida y seguridad de funcionamiento.

VISIÓN: Es clave tener presente la visión para el adecuado desarrollo de la implementación de mejora en la administración de instalaciones y mantenimiento, por ejemplo: aumentar el desempeño y efectividad del departamento de la Administración de Planta (Facility Management

POLÍTICA: Es elemental establecer el alineamiento entre la visión del negocio y la visión de la Administración de Planta (Facility Management), Walmart lo hizo así.

ESTRATEGIA: La implementación de estrategias en la gestión integral en los procedimientos de la Administración de Planta (Facility Management) es el núcleo, el cual nos detalla de manera sencilla los procesos y sistemas para facilitar el entendimiento de la política y por lo tanto a lograr los objetivos planteados en la visión y asegurar la continuidad operativa de los procesos buscando, el coste beneficio de la inversión. Antes de implementar mejoras en la administración de instalaciones y mantenimiento es imprescindible definir cuáles serán nuestros objetivos a alcanzar y tener en cuenta varios factores que influyen. En la gestión de operaciones es importante incrementar la eficiencia en el proceso de instalación hasta obtener un nivel óptimo en el servicio ofrecido a los clientes.

OBJETIVOS: Para lograr un correcto desempeño en la gestión global en una organización resulta imprescindible definir previamente los objetivos (metas) que se persiguen, estableciendo una estrategia orientada a esos objetivos y determinando las responsabilidades del personal implicado a nivel operacional y gerencial. Por ejemplo: implementación de procesos mejorados para lograr mejoras sostenibles con respecto al uso eficaz de la energía, aumentar la efectividad de los costos de mantenimiento y reducir el riesgo de períodos caídos que afecten a la producción. Para la implementación de mejoras en la administración de instalaciones y mantenimiento se deben integrar, herramientas de planificación como lo es un Manual de Procedimientos, guía que nos permitirá registrar los resultados de alguna inspección. A su vez, estos reportes quedarán registrados en la base de datos para consultas posteriores.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un Manual de Procedimientos debe ser eficaz, oportuno y eficiente, es decir debe estar alineados con los objetivos impuestos y en base a las necesidades de toda organización. A su vez, debe ser capaz de operar, producir y lograr los objetivos con el mínimo costo, generando a su vez actividades que permitan mejorar los indicadores. Además, se deben considerar factores relacionados con la disponibilidad de recursos y su respectiva gestión. A continuación, se presenta un manual de procedimientos estructurado en base a 12 habilitadores de Administración o Gestión de Planta (FM) que se alinea a las estrategias, políticas e indicadores claves del negocio.

12 HABILITADORES CLAVE EN LOS PROCESOS DE FM

1.EXPECTATIVAS DEL CLIENTE Y KPI’s

• Es importante en toda organización establecer expectativas claras del nivel de servicio con la producción de planta e identificar los Índices Clave de Desempeño, el cual serán evaluados por el cliente para validar el desempeño; estos pueden ser objetivos o subjetivos.

2. ADMINISTRACIÓN, ORGANIZACIÓN, RESPONSABILIDADES

• Este proceso regula la creación y habilitara las actividades del Departamento de Mantenimiento e Instalaciones (FM) las cuales están enfocadas hacia el cumplimiento de las necesidades del negocio. Asimismo, desarrolla y mantiene una cultura enfocada en la mejora continua con el fin de optimizar los recursos logrando las metas establecidas.

3. COLABORACION Y TRABAJO EN EQUIPO

• Esta etapa es clave para el proceso, consiste en crear un ambiente que facilite la innovación, donde la colaboración forme parte fundamental de un FM y estas sean gestionadas de forma correcta resultando en soluciones efectivas. Asimismo, es importante crear valor agregado para nuestros clientes aprovechando la relación que tenemos con las partes involucradas y proveedores que facilitaran el proceso.

4. PERSONAL Y ENTRENAMIENTO

• Contar con personal calificado y competente nos asegura cumplir los requerimientos de sus funciones establecidas.
• Proveer ambientes que otorgue al personal un correcto entrenamiento para el crecimiento continuo.

5. PLANEACIÓN DEL TRABAJO Y EJECUCIÓN

• Para lograr un correcto desempeño en la mejora de la administración de mantenimiento es importante estructurar procesos de planificación, programación y ejecución de trabajo, el cual nos permitirá entregar un proyecto eficiente y de clase mundial.

6. SISTEMAS, GESTIÓN DE DATOS Y REPORTES

• El uso de la tecnología nos permite emplear sistemas consolidados de información que está encaminado a recoger y procesar datos precisos para apoyar de manera óptima al FM. Las principales ventajas que se pueden obtener: disponibilidad de información para la toma de decisiones, control de costos, equipos críticos, repuestos, proveedores, personal o sobre cualquier otro parámetro relevante.

7. SALUD Y SEGURIDAD

• La salud y seguridad es prioridad de toda organización, debe estar presente siempre a la hora de realizar alguna actividad. Para que esta sea desarrollada de forma segura y ha de transmitirse su importancia entre los equipos de gestión.

8. OPTIMIZACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE MANTENIMIENTO

• Optimizar procesos definidos de la compañía nos permitirá asegurar la utilización de los activos y adoptar mejoras en los equipos, actividades de mantenimiento en los sistemas y procesos. Asimismo, administrar nuestros costos el cual se verán reflejados en las ganancias para la compañía.

9. GESTIÓN DE ALMACENES, REFACCIONES Y TALLER DE MANTENIMIENTO

• La gestión de almacenes es de suma importancia al momento de implementar mejoras al FM, en el cual debemos asegurar el nivel óptimo de herramientas existentes para minimizar el tiempo caído de equipos, operación y costos de capital. Por lo tanto, es importante garantizar un taller de mantenimiento seguro y eficaz.

10. GESTIÓN DEL COSTO DE CICLO DE VIDA

• Hace referencia a todo lo que sucede con el activo desde su creación o incorporación a un proyecto, hasta el descarte final, reciclaje o venta del mismo.
• Es un proceso global en el cual agregamos valor a la compañía mediante el uso y cuidado de los activos.
• Una adecuada gestión de los activos permitirá minimizar los costos de ciclo de vida mediante la adecuación de procesos diseñados para la adquisición, operación y disposición de activos.

11. ADMINISTRACIÓN DE LA ENERGÍA

La administración de la energía en toda organización debe ser una política obligatoria de responsabilidad social, optimizando continuamente la eficiencia energética, constituyendo e implementando una gestión efectiva de la energía que den soporte a la producción y al mismo tiempo provean un ambiente de trabajo seguro y agradable.

12. GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA PRODUCCIÓN

• En esta gestión es indispensable presentar y entregar conforme previamente lo planeado con las distintas áreas de producción, así como los cambios elementales para las líneas o áreas de manufactura.

En la actualidad uno de los grandes retos que están afrontando las organizaciones, independientemente de su tamaño, son los resultados a los que se puede llegar cuando se implementa un proyecto dirigido a la Implementación de Mejoras de la Administración de Instalaciones y Mantenimiento. Muchas empresas y la misma industria están revisando sus organizaciones con el fin de aumentar la rentabilidad de las inversiones y a la vez mejorar la productividad de las mismas; lo cual muchas veces implica acabar con estructuras tradicionales en busca de mayor rendimiento, así como la reducción de los costos en la gestión de los procesos. Finalmente, una correcta implementación de mejora nos permitirá lograr una mayor rentabilidad, una optimización de tiempos, una mejor relación y colaboración entre departamentos, por lo tanto, una adecuada gestión documental nos permite eliminar actividades que no agregan valor en la cadena productiva es la clave en las organizaciones.

Referencias:

A. Eliserio – Facilities & Security Manager at Oshkosh – Oshkosh Corporation
https://cmc-latam.com/guia-de-implementacion-de-mejoras-en-la-administracion-del-mantenimiento-e-instalaciones-facility-management/

L. Almendola (2015) Implementación De Estrategias En La Gestión Integral Del Mantenimiento
https://www.reporteroindustrial.com/blogs/Implementacion-de-estrategias-en-la-Gestion-Integral-del-Mantenimiento+108239

P. Viveros, A. crespo y L. Barbera. (2013) Ingeniare. Revista chilena de ingeniería Propuesta de un modelo de gestión de mantenimiento y sus principales herramientas de apoyo.
https://www.scielo.cl/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0718-33052013000100011

A. Partida (2018) 9 claves a la hora de implementar un sistema de mantenimiento.
https://mantenimiento-mi.es/2012/9-claves-a-la-hora-de-implementar-un-sistema-de-mantenimiento